交換留学の推薦状は誰にいつ頼む？先生へのメール例文・渡す書類・提出方法の注意

【大学間交換留学の教科書編集部】

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交換留学の推薦状は授業やゼミで自分のことをよく知っている先生に、締切の3週間前までに、会って頼むのが基本です。
推薦状をどのくらい重く見るかは大学によって違い、同志社大学のように、様式に「参考資料であり、評価の対象とはなりません」と書いている大学もあります。
そのかわり、推薦状が期限までにそろわないと、応募そのものが受け付けてもらえないことがあります。
推薦状は差をつけるための書類ではなく、期限までに確実にそろえる書類だと考えるのがおすすめです。

この記事では推薦状を求められる場面と、誰に、いつ、何を渡して頼むかを順に整理します。
そのあとで、依頼メールの例文、提出方法ごとの注意、「下書きを書いて」と言われたときの対応、提出後のお礼までまとめました。

1. 推薦状を求められる3つの場面

交換留学の準備では、推薦状を求められる場面が次の3つあります。
・学内選考に応募するとき（所属大学に出す）
・学内選考に通ったあと、留学先の大学に本出願するとき
・大学を通して奨学金に応募するとき

a. 学内選考に応募するとき

いちばん多いのは学内選考の応募書類としての推薦状です。
呼び方は「推薦書」「推薦状」「指導教員意見書」など大学によって違いますが、中身はほぼ同じです。
先生が学業の様子や人柄、留学計画を実行できそうかを書きます。

たとえば大阪大学の推薦書の手引きには、先生に書いてもらう内容として次の項目が並んでいます。
・応募者との関係（指導の期間など）
・学業面の評価
・性格・適性の評価
・留学計画を達成できそうか
・留学後の活躍への期待
つまり先生は「この学生を、どのくらいの期間、どんな場面で見てきたか」をもとに書くことになります。
このあとの「誰に頼むか」「何を渡すか」は、この項目を先生が書きやすくするための準備です。

b. 留学先の大学に本出願するとき

学内選考に通って所属大学から推薦（Nomination）されたあと、留学先の大学から推薦状を求められることがあります。
こちらは英語の様式であることが多く、留学先の大学によっては求められないこともあります。
たとえば明治学院大学は協定校から推薦された交換留学生には推薦状を求めていません。
一方でウィーン大学は自分の大学の学生に向けて「推薦されたあと、派遣先の大学が推薦状を求めることがある」と案内しています。
留学先の大学に出す書類の全体の流れは、学内選考に通ったあとの手続きの記事にまとめています。

c. 大学を通して奨学金に応募するとき

業務スーパージャパンドリーム財団の奨学金のように、指導教員の推薦書が必要な奨学金もあります。
早稲田大学や東京外国語大学では、この推薦書は先生から大学の担当部署へ直接出す形です。
奨学金の書類全体は業務スーパー奨学金の記事で説明しています。

3つの場面のうち、2つ以上で推薦状が必要になる人は多いと思います。
同じ先生に何度も頼むことになりやすいので、最初に頼むときに「このあと留学先の大学や奨学金でもお願いするかもしれません」と伝えておくと、先生も予定を立てやすくなります。

2. 誰に頼むか

推薦状を頼む先生を選ぶときは、最初に募集要項の指定を見てください。
そのうえで、指定の範囲の中から、自分のことを具体的に書ける先生を選びます。

a. 募集要項の指定を先に確かめる

推薦者になれる先生は大学ごとに決まっていることがあります。
・同志社大学：所属学部・研究科の専任教員
・大阪大学、大分大学、新潟大学：指導教員
・横浜市立大学：指導教員（1年生は後期の基礎ゼミの担当教員）
・早稲田大学（業務スーパー財団の奨学金）：アドバイザーやクラス担任など本人をよく知る教員。Tutorial Englishの担当教員は書けない

「専任教員」と指定されているなら、非常勤の先生には頼めません。
語学の先生にお願いしたいときは、その先生が専任かどうかを先に確かめておくと安心です。
受け入れる側の様式でも、上智大学の以前の様式は「出願者を授業で直接教えたことのある教員」、京都大学の様式は「出願者の在籍大学に所属する教員」と決めていました。

b. 肩書きより、自分を書ける先生を選ぶ

指定の範囲に何人も候補がいるなら、肩書きより、自分の授業での様子を具体的に書ける先生を選ぶのがいちばんです。
推薦状の様式には、最初のほうに「応募者との関係」を書く欄があることが多いです。
明治学院大学や東洋大学の様式も、推薦者に「どのくらいの期間、どんな立場で応募者を知っているか」を尋ねています。

たとえば次の2人なら、私はBの先生に頼みます。
・A：学部で有名な教授。300人の講義を1回取ったが、話したことはない
・B：20人の演習の担当の准教授。半年間、毎週発表を見てもらい、レポートの相談にも行った
Aの先生は「成績はAでした」くらいしか書けません。
Bの先生なら「発表で質問に詰まったとき、翌週までに調べ直して補足資料を出してきた」のように、場面で書けます。

頼む順番の目安は次のとおりです。
1. ゼミの指導教員
2. 少人数の授業で、発表やレポートを見てもらった先生
3. アカデミックアドバイザーやクラス担任

c. ゼミがない1・2年生の場合

1・2年生で応募すると、ゼミの指導教員がまだいないことがあります。
その場合は、基礎ゼミや少人数の演習、語学の授業の先生が候補です。
横浜市立大学のように、1年生は基礎ゼミの担当教員と決めている大学もあります。

個人的には、応募の半年くらい前から、少人数の授業で一度は質問やレポートの相談に行っておくのがおすすめです。
オフィスアワーに1回行っておくだけでも、頼むときの話の入り方が変わります。

d. 留学先の大学に出す推薦状が英語のとき

留学先の大学に出す推薦状は英語の様式が多いです。
所属大学の推薦状は同志社大学、大阪大学、大分大学のように、日本語か英語のどちらでもよいところが多くあります。
英語で書いてもらう必要があるときは、頼むときにそのことを最初に伝えてください。
先生が英語で書けるかどうかで、頼む先生や時期が変わることがあるからです。

3. いつ頼むか

推薦状は、推薦状の締切から数えて3週間前までに頼むのがおすすめです。
立教大学は奨学金の推薦書について、受け取りたい日の2週間前までに頼むよう学生に案内しています。
この記事ではそこに1週間の余裕を足した3週間前を目安にしています。
先生は学期末の採点や入試の時期に忙しく、返信に数日かかることも普通だからです。

a. 推薦状の締切は、応募の締切と同じとは限らない

推薦状には、応募書類とは別の締切や受付期間があることがあります。
・同志社大学（2027-2028年度 A日程）：推薦状の提出期間は2026年6月1日〜6月9日
・新潟大学：教員が直接出す推薦書の期限は2026年1月30日の正午
・横浜市立大学：指導教員の意見書の締切は11月13日の13時で、選考の日程のため厳守
時刻まで決まっていることもあるので、日付だけでなく時刻も手帳に書いておくと安心です。

学長印や学部長印が必要な推薦書は、さらに前に動く必要があります。
東京海洋大学は、学長印などが必要な推薦書を申請期限の10営業日前までに担当係へ出すよう求めています。

b. 頼むのは早く、書いてもらうのは案内が出てから

早いほうがいいとはいえ、書き始めてもらう時期には注意が必要です。
早稲田大学の留学センターは業務スーパー財団の奨学金の推薦書について、センターから指示があるまで先生は作成しなくてよいと案内しています。
横浜市立大学でも、先生は大学からのメールを待ってから書く流れです。
頼むのは早めに、書いてもらうのは大学の案内が出てから、と分けて考えると混乱しません。

締切が12月1日なら、流れはたとえばこうなります。
・11月5日ごろ：面談をお願いするメールを送る
・11月10日ごろ：先生と会って、書類を渡して頼む
・11月24日ごろ：提出の状況を確かめる
・12月1日：締切

4. 先生に渡すもの

先生に頼むときは、次の5つをそろえて渡します。
1. 推薦状の様式（自分の欄を書いたもの）
2. 大学が用意した先生向けの案内
3. 志望理由書や留学計画書の最新版
4. 成績表と語学スコアのコピー
5. 自分についての材料のメモ（A4で1枚）

a. 様式と先生向けの案内

様式は、氏名や学籍番号など自分が書く欄を埋めてから渡します。
手書きで書きたい先生も、パソコンで書きたい先生もいます。
福井大学のQ&Aも先生の希望を確かめて、必要ならデータを送るよう案内しています。
紙の様式と、Wordなどのデータの両方を用意しておくと、どちらにも対応できます。

大学によっては、先生向けの案内を用意しています。
大阪大学の「推薦書作成の手引き」や、大分大学の別紙「指導教員の先生方へ」がその例です。
この案内も忘れずに一緒に渡してください。
書く内容や提出方法が書いてあるので、先生が大学の窓口に問い合わせる手間が減ります。

b. 志望理由書と留学計画書

大分大学は留学計画書を作ってから持参して面談し、推薦書を頼むことを強くすすめています。
新潟大学の様式にも、応募書類の内容を確認してから書くよう先生に求める一文があります。
先生は、あなたが留学先で何を学ぶつもりかを知らないと、「留学計画を達成できそうか」の欄を書けません。
推薦状を頼む前に、志望理由書を一度書き上げておくのが近道です。
書き方は交換留学の志望理由書の書き方の記事で説明しています。

c. 材料のメモ

5つの中で、いちばん差が出るのが材料のメモです。
先生は何十人もの学生を教えているので、あなたの授業での様子を細かく覚えているとは限りません。
メモには、先生が思い出すための事実を書きます。

・推薦状の用途：○○年度交換留学学内選考（第1希望：△△大学）
・先生の授業：○○演習（2年春、評価S）、□□論（2年秋、評価A）
・授業でしたこと：○○演習で「地方の公共交通」について3回発表した。2回目のあと、先生に参考文献を相談した
・留学先で学ぶこと：△△大学で交通政策の授業を取り、帰国後の卒業論文につなげる
・GPAと語学：GPA 3.6、IELTS 6.5
・提出方法と締切：○月○日まで。厳封して本人に返却

メモには「責任感がある」「積極的」のような評価の言葉を書かず、事実だけを書いてください。
評価するのは先生の役目です。
事実がそろっていれば、先生はそこから自分の言葉で書けます。
反対に、評価の言葉が並んだメモを渡すと、「そのまま写してほしい」と頼んでいるように見えてしまいます。

5. 依頼の仕方

推薦状はメールだけで頼まずに、会って頼むのが基本です。
早稲田大学の留学センターは、留学の内容や必要な情報を伝えずにメールで推薦書の作成を「丸投げ」する例が毎年報告されていると注意しています。
大分大学も余裕をもって面会を予約し、書類を見てもらったうえで頼むよう案内しています。

a. 面談をお願いするメール

最初のメールは推薦状をお願いしたいことと、面談の時間がほしいことだけを短く書きます。
締切と提出方法も書いておくと、先生が引き受けられるかを判断しやすくなります。

件名：交換留学の推薦状のお願い（○○学部○年氏名）

○○先生

○○学部○年の○○です。○○演習でお世話になっております。
○○年度の交換留学の学内選考に応募するため、先生に推薦状をお願いできないかと考え、ご連絡いたしました。
推薦状の締切は○月○日で、厳封のうえ本人に返却する形です。
志望理由書と授業の記録をお持ちして、10分ほどご説明できればと思っております。
来週の○曜日か○曜日の午後、またはオフィスアワーに伺ってもよろしいでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

（署名：氏名、学籍番号、メールアドレス）

b. 面談で話すこと

面談では次の3つを話せば十分です。
・なぜその大学で、何を学びたいか（1分で）
・先生に書いてもらえるとありがたい場面
・締切と提出方法

2つ目は遠慮して言わない人が多いところです。
たとえば先生に「何を書けばいいかな」と聞かれたら、「○○演習で、発表のあとに調べ直して補足資料を出したことを書いていただけるとありがたいです」と答えられるようにしておくと、話がすぐ進みます。

c. 断られたとき

先生が忙しかったり、学生のことをよく知らないと感じたりすると、断られることもあります。
そのときは理由を深く聞かず、お礼を言って、その日のうちに次の先生に連絡してください。
締切の3週間前に頼んでいれば、次の先生にも2週間は残ります。
早めに頼む理由の1つはここにあります。

6. 提出方法ごとの注意

推薦状の提出方法は大学によって大きく3つに分かれます。
どの形かで、学生がすることが変わります。

a. 厳封して学生が出す

同志社大学や大阪大学は、先生が推薦状を封筒に入れて封をし、学生に渡す形です。
受け取った封筒は開けずに、そのまま提出します。
封筒は、様式が折らずに入る大きさのものを自分で用意して、表に「推薦状在中」と自分の名前を書いて渡しておくと親切です。
同志社大学は、手渡しが難しいときは郵送か窓口での提出を認め、個人情報の保護のためメール添付は控えるよう求めています。

b. 先生から大学へ直接出す

新潟大学の交換留学の推薦書や、早稲田大学・東京外国語大学の奨学金の推薦書は、先生から大学の担当部署に直接出します。
学生は推薦状を見ることも、手元で確かめることもできません。
締切の1週間前くらいに、「提出の方法でわからない点はありませんでしたか」と先生に一度聞いておくと、出し忘れを防げます。
明治大学の奨学金の学内募集のように、願書が期限内でも推薦書が届かなければ審査の対象にならない例もあります。

c. 大学から先生に案内が届く

横浜市立大学のように、学生が先生に頼んだことを大学に報告し、大学から先生に書き方と提出方法の案内が届く形もあります。
この形では、学生が報告を忘れると、先生のもとに案内が届きません。
頼んだらすぐに報告し、先生のお名前とメールアドレスを間違えずに伝えてください。
オンラインのフォームで出す形でも同じで、推薦者のメールアドレスを1文字でも間違えると、先生に依頼が届かなくなります。

7. 「下書きを書いて」と言われたら

先生から「下書きを書いてきてくれれば、見て直すよ」と言われることもあると思います。
そう言われても、推薦文そのものではなく、材料のメモを渡すのがおすすめです。

理由は2つあります。
1つは推薦状が先生の書くものとして作られているからです。
大阪大学の手引きは指導教員が書くことを前提にしていますし、京都大学の様式も在籍大学の教員が書いて署名するよう求めています。
もう1つは学生が中身を見ない前提の様式が多いからです。
厳封や先生からの直接の提出は、本人に中身を見せないための決まりです。
東京外国語大学の2024年度の案内も、推薦書の内容を学生本人に開示しないよう先生に求めていました。
学生が書いた文がそのまま出ると、その前提が崩れてしまいます。

材料のメモを渡しても、先生がどうしても文章の形を求めるときは、次の3つを守って書いてください。
・経験したことと数字だけを書き、評価の言葉は入れない
・「先生に直していただく前提の材料です」と添えて渡す
・志望理由書と食い違う内容を書かない

個人的には、AIに推薦文を書かせて先生に渡すのはやめたほうがいいと思っています。
先生が書いていない言葉で、先生の名前の書類ができてしまうからです。

8. 提出のあとにすること

推薦状が出たら、それで終わりではありません。
提出のあとにすることは3つです。

a. お礼を伝える

提出が終わったとわかった日に、短いお礼のメールを送ります。
「本日、学内選考の書類一式を提出いたしました。お忙しいなか推薦状をご用意いただき、ありがとうございました。」くらいで十分です。

b. 結果を報告する

学内選考の結果は合格でも不合格でも先生に報告してください。
推薦状を書いた先生は結果を気にしています。
不合格だったときこそ、報告しておくと次の応募でも頼みやすくなります。
不合格だったあとの動き方は学内選考に落ちたときの記事にまとめています。

c. 2回目の依頼に備える

合格したら、留学先の大学への出願や奨学金で、もう一度推薦状が必要になることがあります。
そのときは前回のメモに、合格した留学先と、出願先が求める様式（英語か、署名が直筆か）を書き足して渡します。
1回目からの流れを知っている先生なら、2回目は短い時間で済みます。

最後に1つだけ。
早稲田大学は推薦書を書いてもらったあとに辞退する例も、毎年問題になっていると注意しています。
推薦状を頼む前に、どの大学に決まっても行くかを考えておいてください。
辞退のルールは交換留学の辞退の記事で説明しています。

まとめ

まとめると、
・推薦状は差をつける書類ではなく、期限までに確実にそろえる書類
・募集要項の指定の範囲で、肩書きより自分の授業での様子を書ける先生に頼む
・締切の3週間前までに、メールで面談をお願いし、会って頼む
・様式、先生向けの案内、志望理由書、成績とスコア、事実だけのメモの5つを渡す
・提出後はお礼を伝え、結果は合否どちらでも報告する

今日できる最初の一歩は募集要項を開いて、推薦状の推薦者の条件と締切の日時を手帳に書き写すことです。